Was passiert mit den Patientendaten, wenn Du die Software wechselst?

Der Gedanke ist da, der Wechsel ist es nicht

Die Deutsche PsychotherapeutenVereinigung hat ihre Mitglieder 2024 gefragt, ob sie über einen Wechsel ihres Praxisverwaltungssystems nachdenken. 26 Prozent taten das. Auf die Frage, ob sie schon einmal gewechselt hätten, antworteten 12 Prozent mit ja.

Die Lücke zwischen diesen beiden Zahlen ist der eigentliche Gegenstand dieses Textes. Sie ist keine Trägheit und auch kein Widerspruch – sie ist eine Rechnung, die jemand aufgemacht und für sich entschieden hat. Und in dieser Rechnung stehen die Patientendaten ganz oben.

Womit gerechnet wird, hat das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung im Januar 2026 veröffentlicht. Es hat rund 95.000 Praxen und Medizinische Versorgungszentren eingeladen und die Antwortenden gefragt, was sie bislang gehindert hat, ihr System zu wechseln. Der häufigste Grund war Zufriedenheit mit dem, was man hat: 61,7 Prozent. Der zweithäufigste war die Befürchtung, dass bei der Datenmigration etwas mit den Praxis- oder Patientendaten passiert: 44,8 Prozent. Erst danach kamen die Wechselkosten, die Unsicherheit, wohin überhaupt, und die Ausfallzeiten.

Das Institut selbst zieht daraus einen Schluss, der es wert ist, zitiert zu werden. Die Wechselbereitschaft ist gegenüber dem Vorjahr gesunken, und dazu heißt es: Der Rückgang sei „nicht zwingend Ausdruck höherer Zufriedenheit, sondern kann auch Folge wahrgenommener Wechselhürden sein“.

Anders gesagt: Ein erheblicher Teil derer, die bleiben, bleibt nicht, weil es gut ist.

Ist das Technikskepsis – oder etwas anderes?

Es liegt nahe, den Befund als Vorsicht gegenüber Software zu lesen. Das trifft es nicht. Was hier vorsichtig ist, ist nicht das Verhältnis zur Technik, sondern das Verhältnis zu dem, was in den Akten steht.

Was Du dokumentierst, hast Du nicht selbst mitgebracht. Es ist Dir überlassen worden, meistens in dem Moment, in dem es jemandem am schwersten fiel.

Du führst darüber eine Akte, weil Du musst, und Du führst sie zehn Jahre lang, weil Deine Aufbewahrungspflicht das verlangt – über das Ende der Behandlung hinaus, auch wenn die Patientin längst nicht mehr kommt. Wenn Du an einem Eintrag etwas korrigierst, muss neben der Änderung erkennbar bleiben, was vorher dort stand. Und wenn Du IT-DienstleisterInnen einsetzt, die auf diese Daten zugreifen können, verpflichtest Du sie zur Verschwiegenheit, weil Du für die Schweigepflicht persönlich einstehst.

Vor diesem Hintergrund ist die Frage „was passiert bei einem Umzug mit den Daten“ keine Fußnote der Wechselentscheidung. Sie ist die Wechselentscheidung. Und die Antwort „das macht der Anbieter schon“ reicht dafür nicht, weil sie das Risiko nicht dorthin verschiebt, wo die Verantwortung liegt. Die bleibt bei Dir.

Deshalb ist es folgerichtig, nicht zu wechseln, solange man die Frage nicht beantworten kann. Nur ist das ein teurer Zustand: Man bleibt bei etwas, das man nicht gewählt hat, sondern behalten hat.

In der Frage stecken zwei Fragen

Beim Nachdenken über diesen Befund sind wir an einer Stelle hängengeblieben, die im Alltag zusammenfällt und logisch nicht zusammengehört.

Die erste Frage lautet: Was passiert mit einem Bestand, der umzieht? Ein Umzug ist ein Vorgang mit Risiko: Etwas wird ausgelesen, übersetzt, eingelesen. Formate passen nicht ganz zueinander, Felder heißen woanders anders, ein Teil der Struktur überlebt die Übersetzung nicht.

Für eine Weile existieren zwei Stände, und nur einer davon ist der richtige. Das ist genau das Risiko, das 44,8 Prozent benennen – und man wird es nicht durch Zusicherungen los.

Die zweite Frage lautet: Wem vertraue ich etwas Neues an? Wo liegt das, was ich dort hineinschreibe? Wer kommt daran? Was passiert damit, wenn ich aufhöre? Komme ich wieder heraus?

Im Kopf sind das zwei Hälften derselben Sorge. Praktisch haben sie fast nichts miteinander zu tun – denn die zweite Frage kann man beantworten, ohne dass irgendetwas umzieht. Die erste stellt sich nur, wenn ein Bestand bewegt wird.

Und da fast alle die Frage stellen, während sie an ein Verwaltungssystem denken, in dem ihre gesamte Praxis hängt, verschmelzen die beiden zu einem einzigen großen Risiko. Das ist der Punkt, an dem die Entscheidung stehen bleibt.

Was das für ganzheit heißt

Es gibt keine Migration. ganzheit tritt neben Deine Praxisverwaltung, nicht an ihre Stelle: Termine, Abrechnung und Stammdaten laufen dort weiter, ebenso der Anschluss an die Telematikinfrastruktur und die ePA – dafür ist ganzheit weder gebaut noch zugelassen. Was hier entsteht, ist die fachliche Akte, und sie beginnt mit der nächsten Sitzung, die Du dokumentierst.

Bei einer PatientIn, die Du schon länger behandelst, bringst Du dabei mit, was Du brauchst: Du legst die Akte an und kopierst die bisherigen Sitzungsprotokolle hinein. Das ist Kopieren und Einfügen, und es ist in Sekunden erledigt. Bei allen neuen PatientInnen entfällt auch das – dort beginnt die Akte einfach.

Das ist der Unterschied, auf den es bei der ersten Frage ankommt. Es gibt keine Schnittstelle, die Felder übersetzt, keine Formate, die nicht ganz zueinander passen, und keine Wochen, in denen zwei Systeme nebeneinander laufen. Du siehst, was ankommt, weil Du es selbst hineinsetzt – und Dein bisheriger Bestand bleibt unangetastet, wo er ist. Ein Vorgang, den Du in dem Moment vollständig überblickst, hat nicht dieselbe Sorte Risiko wie einer, der über Nacht läuft.

Bleibt die zweite Frage, und die beantworten wir der Reihe nach.

Du dokumentierst auf Chiffrenbasis. ganzheit ist so gebaut, dass Du es vollständig unter einem Kürzel nutzt – dasselbe, unter dem Du den Fall auch in einer Intervisionsgruppe vorstellen würdest. Dadurch verarbeitet ganzheit keine personenbezogenen Daten Deiner PatientInnen, und Du brauchst mit uns keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Möchtest Du trotzdem einen, schließt Du ihn mit einem Klick in Deinen Kontoeinstellungen ab. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt bei Dir, dort, wo die Stammdaten ohnehin liegen.

Das ist keine Erfindung von uns, sondern die Antwort auf eine Erwartung, die die eigene Kammer formuliert hat. Die BPtK hält in ihrer Praxis-Info „Administrative KI in Ihrer Praxis“ (Februar 2026) fest, dass die Daten mit der Nutzung eines externen Servers die Praxis verlassen – und dass PatientInnendaten in diesem Fall zwingend zu anonymisieren oder zu verschlüsseln sind.

Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU. Das sind zwei verschiedene Aussagen, und sie stehen hier bewusst getrennt, weil sie unterschiedliche Dinge betreffen. Deine Inhalte gehen nicht an OpenAI oder andere KI-Anbieter und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Für die Frage nach dem Ort nennt die Kammer auch das Prüfkriterium: In Drittländer dürfen Daten nur, wenn dort ein angemessenes Schutzniveau besteht – in die USA nur, wenn die EmpfängerIn am EU-U.S. Data Privacy Framework teilnimmt, nachzuschlagen auf einer öffentlichen Liste. Das ist die Prüfung, die Du bei jedem Werkzeug selbst verantwortest, auch bei unserem.

Bei uns fällt sie kurz aus: Deine Dokumentation bleibt in Deutschland, die KI-Verarbeitung in der EU – ein Drittland kommt darin nicht vor.

Was Du änderst, bleibt sichtbar. Jedes Sitzungsprotokoll behält seine früheren Stände; Du öffnest eine ältere Version und siehst, was vorher darin stand. Genau das verlangt Deine Dokumentationspflicht von einer Berichtigung.

Und Du kommst wieder heraus. Deine Inhalte lädst Du jederzeit als PDF herunter, Akte für Akte. Endet Dein Vertrag, wechselt der Zugang in einen Lesemodus: Du kommst weiter an alles heran, was Du dokumentiert hast, und exportierst es weiter – Du legst nur nichts Neues mehr an. Solange Dein Konto besteht, brauchst Du für Deine Aufbewahrungspflicht daneben kein zweites Archiv. Und sollten wir den Dienst je einstellen, sagen wir es Dir vorher, früh genug für einen vollständigen Export.

Das ist die unromantischste Zusage in diesem Text und die wichtigste. Eine Entscheidung, die zehn Jahre trägt, trifft man nur dann leichten Herzens, wenn sie einen nicht festhält.

Und die andere Hälfte der Frage

Wer über einen Wechsel nachdenkt, tut das selten nur wegen der Daten. Meistens steht dahinter die größere Frage, ob das eigene System überhaupt das richtige ist – und die führt an eine überraschende Stelle: Bei den allermeisten läuft die fachliche Dokumentation ohnehin schon außerhalb der Praxissoftware. Das steht im Schwesterartikel zu diesem hier.

Fazit

Die Sorge um die Daten hält mehr Praxen bei ihrem System als die Zufriedenheit damit. Sie ist berechtigt, sie ist nicht wegzuargumentieren, und sie ist der Grund, warum ein guter Teil dieses Berufsstands mit etwas arbeitet, das er nicht gewählt hat.

Was sich lösen lässt, ist die Verschmelzung. Die Frage, wem Du etwas Neues anvertraust, ist beantwortbar – und sie hängt nicht daran, dass vorher ein Bestand umzieht. Was Du bei laufenden Fällen mitnimmst, setzt Du selbst hinein und siehst dabei zu; was neu dazukommt, war nie woanders.

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Wenn Dich das anspricht: Sieh Dir an, wie die Dokumentation in ganzheit funktioniert und was sie kostet, oder teste sie 14 Tage kostenlos.

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