Häufige Fragen zu Dokumentation, Datenschutz und KI-Intervision (KI-Supervision)
Die meisten Fragen an uns drehen sich um drei Dinge: was mit den Inhalten passiert, die Du eingibst, was ganzheit neben Deiner bestehenden Praxissoftware eigentlich tut, und wie verlässlich das ist, was die KI ausgibt. Genau danach sind die Antworten hier sortiert. Findest Du Deine Frage nicht, schreib uns – die Antwort landet dann meistens auf dieser Seite.
Was ganzheit ist – und was nicht
Was ist ganzheit?
ganzheit ist die fachliche Akte für Deine Praxis: der Verlauf, die Sitzungsprotokolle, die Berichtsentwürfe – und die Fallbesprechung dazu. Du dokumentierst per Sprache, Text, Foto oder Skala, ganzheit bringt alles in einer Akte zusammen und entwirft daraus die Dokumente, die Du ohnehin schreiben musst. Und wenn Dich ein Fall beschäftigt, besprichst Du ihn – in der Perspektive Deines Verfahrens, an dem Abend, an dem die Frage entsteht.
Ersetzt ganzheit meine Praxissoftware – und was ist mit TI und ePA?
ganzheit ist die fachliche Akte: Verlauf, Sitzungsprotokolle, Berichtsentwürfe, Fallbesprechung. Deine Praxisverwaltung bleibt Deine Praxisverwaltung – Abrechnung, Terminplanung und Stammdaten laufen weiter dort, ebenso der Anschluss an die Telematikinfrastruktur und die ePA. ganzheit ist dafür weder gebaut noch KBV-zugelassen.
Für Dich heißt das: Du migrierst nichts, Du gibst nichts auf, und Du kannst morgen früh wieder aufhören.
Muss ich meine bisherige Dokumentation umziehen?
Nein – Du kannst aber. Du legst in ganzheit eine Akte an und fängst mit der nächsten Sitzung an; laufende Fälle nimmst Du auf, wenn es Dir passt, oder Du lässt alles andere, wo es ist.
Und wenn Du Deine bisherige Dokumentation als PDF vorliegen hast, lädst Du sie hoch: Daraus entstehen die Akte, die Sitzungsprotokolle und der Verlauf. Eine Schnittstelle zu Deinem bisherigen System gibt es nicht, und Dein Bestand dort bleibt unangetastet.
Kann ich nur die Fallbesprechung nutzen, ohne Akten anzulegen?
Ja. Die Intervision lässt sich frei starten, ohne Patientenakte: Du schilderst den Fall so, wie Du ihn in der Gruppe vorstellen würdest. Willst Du Deine Dokumentation lieber in Deiner bestehenden Praxissoftware oder Handakte halten, sparst Du Dir die Akte in ganzheit einfach.
Startest Du dagegen aus einer Akte heraus, kennt ganzheit den Verlauf schon – Diagnose, Therapieziele, die dokumentierten Sitzungen, die Skalenentwicklung. Dann musst Du den Fall nicht noch einmal erzählen.
Ist ganzheit ein Medizinprodukt oder eine DiGA?
Nein, beides nicht. ganzheit unterstützt Dich bei Dokumentation und Reflexion – es hat keinen diagnostischen, therapeutischen oder überwachenden Zweck für einzelne PatientInnen. Die Behandlung führst Du.
Datenschutz und Sicherheit
Was Deine PatientInnen Dir anvertrauen, bleibt bei Dir. Wie wir das einlösen – und wo die Grenzen liegen – steht hier.
Wo liegen meine Inhalte?
Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland. Die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU. Deine Inhalte verlassen den EU-Raum nicht.
Welche Dienstleister daran beteiligt sind und auf welcher Rechtsgrundlage, steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung.
Werden meine Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Die Anbieter der eingesetzten Sprachmodelle erhalten Deine Inhalte nicht, können sie nicht einsehen und nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Deine Eingaben gehen nicht an OpenAI oder andere KI-Anbieter.
Darf ich Klarnamen eingeben?
Nein – und das ist der Punkt. ganzheit ist so gebaut, dass Du es vollständig auf Chiffrenbasis nutzt. Dadurch verarbeitet ganzheit keine personenbezogenen Daten Deiner PatientInnen. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt dort, wo sie hingehört: bei Dir.
Perspektivisch wollen wir Dir auch die Arbeit mit Klarnamen eröffnen – woran das hängt, steht in der Frage zum C5-Testat. Bis dahin gilt die Chiffre, und sie kostet Dich nichts: Es ist dasselbe Kürzel, unter dem Du den Fall auch in der Intervision vorstellen würdest.
Brauche ich mit Euch einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nicht zwingend – aber Du kannst einen haben. Solange Du auf Chiffrenbasis dokumentierst, verarbeitet ganzheit keine personenbezogenen Daten Deiner PatientInnen, und ein AVV ist nicht erforderlich. Wenn Du ihn trotzdem möchtest, etwa für Deine eigene Datenschutzdokumentation, schließt Du ihn mit einem Klick in Deinen Kontoeinstellungen ab. Dort kannst Du ihn vorher auch als PDF herunterladen und prüfen, zusammen mit unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Wer bei Euch kann meine Fallakten sehen?
Andere NutzerInnen sehen Deine Fallakten nicht – die Daten sind zwischen den Konten strikt getrennt. Auf unserer Seite ist der Zugriff auf das beschränkt, was für Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Plattform erforderlich ist.
Und weil Du auf Chiffrenbasis dokumentierst, steht in Deinen Akten nichts, was eine Person identifiziert. Das ist der Schutz, der trägt – nicht ein Versprechen über Zugriffsrechte.
Habt Ihr ein C5-Testat?
Die Rechenzentren in Deutschland, in denen Deine Dokumentation liegt, sind nach C5 testiert. Für ganzheit selbst liegt das Testat noch nicht vor. Die C5-Testatpflicht knüpft an die Verarbeitung personenbezogener Gesundheitsdaten in der Cloud an. Auf Chiffrenbasis verarbeiten wir keine. Den technischen Standard des C5 (BSI) setzen wir trotzdem weitgehend um und bereiten das Testat vor – nicht als Pflichterfüllung, sondern damit perspektivisch auch Kliniken und Institute mit uns arbeiten können.
Ist die Cloud nicht unsicher?
Die Frage stellt sich meist andersherum, als sie gemeint ist. Der Rechner im Sprechzimmer kann kaputtgehen, gestohlen werden oder ohne Sicherung dastehen – und dann ist die Dokumentation weg, für die Du zehn Jahre geradestehst. Deine Inhalte liegen bei ganzheit auf Servern in Deutschland, verschlüsselt in der Übertragung und in der Speicherung, mit Sicherungen, die Du nicht selbst machen musst.
Dokumentation, Nachweis und Aufbewahrung
Hilft ganzheit bei der Dokumentation für den MDK?
Ja. Für das Smart Diktat wählst Du eine Vorgabe, und eine davon folgt der Struktur, die der MDK erwartet. Du sprichst die Sitzung frei ein, ganzheit baut daraus ein Protokoll in dieser Struktur.
Der eigentliche Nutzen liegt aber woanders: ganzheit füllt keine Abschnitte, für die Du nichts gesagt hast. Es markiert sie – bis hinunter zu einzelnen Aspekten des Befunds, etwa Orientierung, Antrieb, Affekt oder Eigen- und Fremdgefährdung. Du siehst die Leerstelle beim Diktieren, statt sie später zu suchen.
Eine Konformität bescheinigt ganzheit damit nicht. Was am Ende in der Akte steht, prüfst und verantwortest Du.
Bleibt nachvollziehbar, wann ich etwas geändert habe? Stichwort: Revisionssicherheit
Ja. ganzheit versioniert Deine Sitzungsprotokolle: Jeder Stand bleibt erhalten. Du öffnest eine frühere Version und siehst, was darin stand und wann sie geändert wurde – vergleichbar mit der Versionshistorie in einem Textdokument.
Das ist kein Komfort, sondern die Bedingung dafür, dass eine elektronische Akte trägt: § 630f Abs. 1 BGB lässt eine Berichtigung nur zu, wenn der ursprüngliche Inhalt daneben erkennbar bleibt. Die Dokumentation, die Dich im Alltag entlastet, ist dieselbe, die im Zweifel für Dich spricht.
Was passiert mit meinen Akten, wenn ich kündige?
Dein Zugang wechselt in einen Lesemodus: Du kommst weiter an alles heran, was Du dokumentiert hast, und kannst es weiter exportieren – Du legst nur nichts Neues mehr an und nutzt die KI-Funktionen nicht mehr. Die Dokumentation bleibt Dir, sie wächst nur nicht weiter.
Kann ich meine Dokumentation exportieren?
Ja, jederzeit und ohne zu fragen: als PDF aus der App, Akte für Akte. Das geht auch im Lesemodus nach Vertragsende.
Erfülle ich damit meine Aufbewahrungspflicht?
Ja. Deine Dokumente bleiben in ganzheit abrufbar – auch dann, wenn Dein Vertrag endet und Dein Zugang in den Lesemodus wechselt. Solange Dein Konto besteht, brauchst Du für Deine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (§ 630f Abs. 3 BGB) daneben kein zweites Archiv.
Und wenn es ganzheit einmal nicht mehr gibt?
Sollten wir ganzheit einmal einstellen, sagen wir Dir rechtzeitig vorher Bescheid – früh genug, dass Du alles in Ruhe exportieren kannst.
Und unabhängig davon kannst Du Deine Sitzungsprotokolle und Berichte jederzeit als PDF herunterladen, Akte für Akte – ohne zu kündigen, ohne zu fragen, ohne Anlass. Was heruntergeladen ist, liegt in Deinem eigenen Verantwortungsbereich und hängt an keinem Vertrag und an keinem Anbieter, uns eingeschlossen.
Kann ich eine Akte löschen?
Ja, jederzeit in der App – einzelne Sitzungen oder die ganze Akte. Wir weisen Dich vorher darauf hin, dass eine gelöschte Akte dauerhaft und unwiderruflich entfernt wird und sich nicht wiederherstellen lässt. Denk an den Export, bevor Du löschst: Deine Aufbewahrungspflicht endet nicht mit Deiner Mitgliedschaft.
Ich arbeite mit Block und Stift – geht das trotzdem?
Ja. Fotografier die Seite aus der Handakte und ordne sie der Sitzung zu. Sie landet in derselben Akte wie alles andere und steht im Zusammenhang mit dem Verlauf.
Die KI – was sie tut und was nicht
Kann ich ganzheit auch ohne KI nutzen?
Ja. Die Dokumentation funktioniert vollständig ohne die KI-Funktionen: Du tippst frei, fotografierst Seiten aus der Handakte, setzt Skalen, arbeitest mit Vorlagen – und hast Verlauf, Versionierung und Export genauso wie alle anderen.
Ob Du das Smart Diktat, einen Berichtsentwurf oder eine Fallbesprechung nutzt, entscheidest Du bei jedem einzelnen Schritt neu. Es gibt keinen Punkt, an dem die KI von sich aus mitliest: ganzheit scannt oder prüft Deine Eingaben nicht.
Wie gut sind die KI-Entwürfe – kann ich mich darauf verlassen?
Obwohl einige unserer NutzerInnen uns attestieren, dass die Entwürfe versandfertig sind: Die KI erstellt Entwürfe, keine fertigen Berichte. Sie nimmt Dir den leeren Bildschirm ab, nicht die Verantwortung. Du prüfst, passt an und entscheidest – die KI liefert eine fundierte Grundlage auf Basis Deiner Dokumentation.
Schreibt die KI mir Befunde, die ich nie gesagt habe?
Nein. Das Smart Diktat verwendet ausschließlich, was in Deinem Diktat steht – es strukturiert, was Du gesagt hast, es befundet nicht. Fehlt einem Abschnitt die Grundlage, schreibt die KI dort keinen Inhalt, sondern einen Hinweis, was fehlt. Sie macht sichtbar, was Du noch ergänzen musst, statt es zu füllen.
Was passiert mit meinem Diktat – wo landet meine Stimme?
Dein Rohdiktat steht neben dem fertigen Protokoll, solange Du es brauchst: vergleichen, nacharbeiten – und verwerfen, sobald das Protokoll steht. Die Umwandlung läuft innerhalb der EU, und die Anbieter der Sprachmodelle erhalten Deine Inhalte nicht.
Ist das nicht einfach ChatGPT?
Nein, aus zwei Gründen. Der erste ist der Datenschutz: Die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU, Deine Inhalte gehen nicht an OpenAI oder andere KI-Anbieter und werden nicht zum Training verwendet.
Der zweite wiegt fachlich schwerer. Ein allgemeines KI-Werkzeug antwortet sofort, weil es keine Rückfrage kennt – und es stimmt Dir dabei zu. ganzheit erfragt erst den Kontext, den es braucht, weist gezielt auf blinde Flecken hin und arbeitet mit dem vollen Verlauf Deiner Dokumentation statt mit einer einmaligen Eingabe. Das ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das Dir zustimmt, und einer Kollegin, die nachhakt.
Entscheidet die KI etwas über meine PatientInnen?
Nein. ganzheit liefert Entwürfe, Vorschläge und Impulse – eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall findet nicht statt. Jede fachliche Beurteilung und jede Maßnahme liegt bei Dir.
In welchen Verfahren denkt die KI?
Du wählst die fachliche Perspektive: verhaltenstherapeutisch, systemisch, tiefenpsychologisch, psychoanalytisch – oder allgemeine Antworten, wenn Du erst einmal sortieren willst. In der VT-Perspektive fragt ganzheit gezielt nach Auslösern, Vermeidungsverhalten und Therapiezielen, in der systemischen nach Beziehungsdynamiken und Kontexten, in der analytischen und tiefenpsychologischen nach Übertragung, Gegenübertragung und Konfliktfokus. Wechseln kannst Du mitten im Gespräch.
KI-Intervision (KI-Supervision)
Bietet ganzheit KI-Supervision?
Was Du Dir darunter vorstellst, findest Du hier – wir nennen es nur nicht so. In dem Wort Supervision steckt ein Gefälle: jemand mit mehr Überblick schaut auf Deine Arbeit. Unter KollegInnen ist das durch nichts zu ersetzen. Eine Software sollte diese Rolle trotzdem nicht beanspruchen – sie müsste Deine Sitzungen dafür aufzeichnen, und ein Urteil über Deine Arbeit steht ihr nicht zu.
Deshalb heißt es bei uns Intervision: ein Gegenüber auf Augenhöhe, das nachfragt und blinde Flecken benennt, statt Dich zu bewerten. Eine Aufzeichnung braucht es nicht – Du schilderst den Fall selbst, so wie Du ihn in der Gruppe vorstellen würdest.
Ersetzt das Supervision oder meine Intervisionsgruppe?
Nein. Fachlich ist Supervision durch nichts zu ersetzen, und die Gruppe ist es auch nicht. ganzheit füllt die Wochen dazwischen: die Fragen, für die sich ein Termin nicht rechnet, und die Momente, in denen der Fall Dich beschäftigt und der nächste Termin in drei Wochen liegt. Was dabei entsteht, nimmst Du in die Gruppe mit.
Kann eine KI Gegenübertragung überhaupt einordnen?
Die KI erlebt keine Übertragung und ist auch nicht Gegenstand einer – dafür braucht es eine Beziehung. Was sie kann: Dir helfen, Deine eigene Gegenübertragung zu sortieren. Sie fragt nach dem Kontext, der ihr fehlt, hält auseinander, was die Schilderung in der Beziehung zu Dir auslöst und was sie in Dir selbst berührt, und benennt, was Du noch nicht angesprochen hast. Das Subjekt der Reflexion bleibst Du.
Kann ich ein Gespräch später wieder aufgreifen?
Ja. Deine Fallbesprechungen bleiben erhalten. Beschäftigt Dich der Fall in zwei Wochen wieder, führst Du das Gespräch dort weiter, wo Du es verlassen hast – mit allem, was Ihr schon besprochen habt.
Kostet die Intervision extra?
Nein. Sie ist in jedem Tarif enthalten, ohne Aufpreis. Die Tarife unterscheiden sich in der Anzahl der Fallakten und im monatlichen KI-Kontingent, nicht im Funktionsumfang.
Test, Tarife und Vertrag
Was kostet ganzheit?
Vier Tarife ab 25 € netto im Monat, alle mit dem vollen Funktionsumfang. Sie unterscheiden sich in der Anzahl der Fallakten und im monatlichen KI-Kontingent. Alle Tarife sind monatlich kündbar, und als selbstständig therapierende Person kannst Du die Ausgaben in der Regel steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen – wie viel das für Dich ausmacht, hängt von Deiner Steuersituation ab.
Was passiert nach den 14 Tagen?
Nichts, was Du nicht selbst entscheidest. Die Testphase endet automatisch, ohne dass Du kündigen musst – ein automatischer Übergang in einen kostenpflichtigen Tarif findet nicht statt. Willst Du weitermachen, wählst Du einen Tarif und hinterlegst Deine Zahlungsdaten. Für den Test brauchst Du keine Kreditkarte.
Wie kündige ich?
Mit wenigen Klicks in Deinen Account-Einstellungen – ohne Anruf, ohne Begründung, ohne Rückfrage. Die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats; eine längere Vertragsbindung gibt es nicht. Wenn Dir Textform lieber ist, genügt uns auch eine E-Mail.
Danach wechselt Dein Zugang in den Lesemodus: Deine Dokumentation bleibt Dir erhalten, Du legst nur nichts Neues mehr an.
Kann ich den Vertrag widerrufen?
Ja. Du hast ein Widerrufsrecht von 14 Tagen ab Vertragsschluss, ohne Angabe von Gründen. Widerrufst Du, erstatten wir Dir den vollen Zahlbetrag zurück – ohne anteilige Verrechnung für die Tage, an denen Du schon damit gearbeitet hast.
Wie wird abgerechnet?
Monatlich im Voraus über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen, siehst Du bei der Tarifwahl in der App.
Kann der Preis steigen?
Nicht ohne Deine Zustimmung. Eine geplante Preisänderung kündigen wir Dir mindestens sechs Wochen vorher per E-Mail an. Stimmst Du ihr nicht zu, läuft Dein Vertrag zu den bisherigen Preisen weiter; wir können ihn dann zum Zeitpunkt der Änderung ordentlich kündigen. Schweigen gilt dabei nicht als Zustimmung.
Wie schnell bin ich startklar?
ganzheit läuft im Browser, am Rechner wie am Tablet – nichts zu installieren. Und es gibt wenig zu lernen: Du sprichst, schreibst oder fotografierst, so wie Du es ohnehin tust. Eine Akte ist in wenigen Minuten angelegt, das erste Sitzungsprotokoll steht danach in zwei bis drei Minuten.
Kann ich ganzheit mit meiner Praxis oder meinem Team nutzen?
Die Tarife auf dieser Seite gelten für Einzel-Accounts. Für eine Praxisgemeinschaft, ein MVZ, ein Institut oder eine Klinik vereinbaren wir einen individuellen Vertrag – sprich uns einfach an.
Die meisten Fragen beantwortet die erste Woche.
14 Tage kostenlos, voller Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Und wenn danach eine Frage offen ist, schreib uns – wir antworten selbst.
Deine Frage steht nicht hier? kontakt@ganzheit-app.com