Wie wählst Du eine Dokumentationslösung für Deine Praxis aus?

Sechs Leitfäden, und alle beantworten dieselbe Frage

Irgendwann in den Wochen vor der ersten Sitzung sitzt Du vor einer Reihe geöffneter Tabs. Leitfäden zur Praxisgründung, die meisten davon von Softwareanbietern, und die meisten davon ordentlich gemacht: Approbation, Registereintrag, Kammermitgliedschaft, Finanzamt, Haftpflicht, Räume, Finanzierung. Am Ende jeder Liste steht ein Punkt zur Software, und dort wird es plötzlich schnell. Sechs Kategorien, ein paar Zeilen pro Kategorie, Dokumentation ist eine davon.

Man kann diesen Leitfäden nicht vorwerfen, dass sie das so machen. Sie beantworten die Frage, die tatsächlich alle stellen: Welches System brauche ich für den Betrieb dieser Praxis? Abrechnung, Termine, der Anschluss an die Telematikinfrastruktur, die Pflicht zur ePA – das ist eine reale, dringende und ziemlich klar umrissene Frage, und die Antwort darauf ist ein Praxisverwaltungssystem.

Die zweite Frage steht auf keiner dieser Listen als eigener Punkt. Sie lautet: Und wohin schreibst Du danach die Sitzung?

Am ersten Tag fallen zwei Entscheidungen, und die zweite bemerkst Du nicht

Der Unterschied zwischen beiden Fragen ist nicht akademisch. Er ist der Grund, warum die eine bewusst entschieden wird und die andere nicht.

Die Verwaltungsfrage ist laut. Sie kostet Geld, sie hat einen Vertrag, sie hat einen Termin, und wenn sie falsch beantwortet ist, merkst Du es innerhalb weniger Wochen an der Abrechnung. Die Aktenfrage ist leise. Sie hat keinen Vertrag und keinen Termin, sie fällt in dem Moment, in dem Du nach der ersten Stunde etwas aufschreiben musst – und sie fällt zugunsten dessen, was gerade da ist. Das Notizfeld im gerade gekauften System. Eine Vorlage im Textprogramm. Ein Block.

Wie leise diese Entscheidung fällt, lässt sich inzwischen beziffern. In der Mitgliederbefragung der DPtV von 2024 wurden knapp 2.800 PsychotherapeutInnen gefragt, ob ihr Praxisverwaltungssystem ein Modul zur digitalen Dokumentation nach den Anforderungen des Patientenrechtegesetzes enthält. 31 Prozent sagten ja. 61 Prozent antworteten „Weiß nicht“. Genutzt wird ein solches Modul von rund 11 Prozent.

Das ist keine Zahl über Nachlässigkeit. Sechs von zehn Befragten wissen nicht, ob ihr System etwas kann, das sie täglich tun – und der plausibelste Grund dafür ist, dass sie es dort ohnehin nicht tun. Die fachliche Akte läuft daneben. Sie ist nie ausgewählt worden; sie hat sich ergeben.

Und deshalb beantwortet auch ein späterer Systemwechsel diese Frage nicht. Wer nach drei Jahren unzufrieden ist und über einen Wechsel nachdenkt – in derselben Befragung 26 Prozent, während nur 12 Prozent je einen vollzogen haben –, wechselt die Praxisverwaltung. Das ist eine Kategoriengrenze, kein Mangel der Systeme: Sie sind für die Verwaltung gebaut. Was dabei mit den Daten passiert und warum so wenige es am Ende tun, ist eine eigene Geschichte.

Die eine Hälfte hat Deine Kammer schon beantwortet

Wenn Du jetzt anfängst, Fragen für die Auswahl zu sammeln, brauchst Du die erste Hälfte nicht selbst zu formulieren. Sie steht seit Februar 2026 in einer Handreichung Deiner eigenen Kammer.

Die BPtK-Praxis-Info „Administrative KI in Ihrer Praxis“ zählt zur administrativen KI ausdrücklich auch die Dokumentation in der Patientenakte, das Erstellen von Transkripten und die Antrags- und Gutachtenentwürfe – also genau die Werkzeuge, um die es hier geht. Und sie führt unter „Wichtige Anforderungen bei der Implementierung“ ab, was vor dem Einsatz zu klären ist: von der Auftragsverarbeitungsvereinbarung über die Löschbarkeit der Daten bis zur Frage, ob der Anbieter zur Verschwiegenheit zu verpflichten ist. Dazu die Punkte zum Ort der Verarbeitung – dass Daten bei einem externen Anbieter die Praxis verlassen, wohin sie übermittelt werden dürfen, und dass bei Cloud-Diensten ein gültiges, aktuelles C5-Testat vorliegen sollte.

Diese Liste hier nachzuerzählen, wäre keine Hilfe. Sie ist acht Seiten lang, sie ist kostenlos, und sie ist von der Stelle geschrieben, der Du in dieser Frage ohnehin eher glaubst als uns. Der einzige Zusatz, der sich lohnt, ist ein praktischer: Es sind Fragen an einen Anbieter, und ein Anbieter, der sie nicht in wenigen Minuten beantworten kann, hat sie sich nicht gestellt.

Worüber die Empfehlungen bewusst nichts sagen

Bleibt die andere Hälfte – und die ist der Grund für diesen Text.

Die Kammern haben sehr genau aufgeschrieben, was in eine Dokumentation gehört. Die Empfehlungen zur Dokumentation psychotherapeutischer Behandlungen der Psychotherapeutenkammer NRW listen Basis- und Verlaufsdokumentation Feld für Feld auf und nennen sich dabei ausdrücklich Mindestanforderungen, nicht eine „möglichst gute“ Dokumentation im Sinne von best practice.

Worüber dort kein Wort steht: worin das alles stehen soll. Kein Satz über Papier oder Datei, über System oder Ordner, über Ablage oder Aufbewahrungsform. Das ist keine Lücke, sondern eine saubere Zuständigkeitsgrenze – die Kammer regelt die Berufspflicht, nicht die Praxisorganisation. Nur steht die Entscheidung damit vollständig bei Dir, und zwar an dem Tag, an dem Du am wenigsten darüber weißt: Du kennst Deinen eigenen Alltag noch nicht, weißt nicht, wie voll die Praxis in einem Jahr ist, wie viele Berichte Du schreiben wirst, ob Du sprichst oder tippst.

Jede Anforderungsliste, die Du jetzt aufstellst, ist deshalb eine Vermutung über eine Person, die Du noch nicht bist. Vier Fragen überstehen das trotzdem.

Welche Fragen stellst Du einer Dokumentationslösung?

Kommt die Ordnung mit, oder muss ich sie bauen? Ein leeres Textfeld verlangt, dass Du in der Gründungswoche nebenbei festlegst, wie eine Verlaufsdokumentation bei Dir aussieht. Fachlich hast Du das längst entschieden; die Form dafür jetzt selbst zu bauen, ist die Arbeit, die Du nicht auch noch brauchst. Die Frage an ein System lautet also nicht, ob man darin dokumentieren kann – das kann jedes –, sondern ob die Struktur schon da ist, wenn Du anfängst.

Fängt es in der Größe an, in der ich anfange? Eine Praxis ohne PatientInnen braucht keine Ausstattung für eine volle Praxis. Interessant ist nicht der Einstiegspreis, sondern ob die Größe mitwächst, ohne dass ein Wechsel nötig wird – und ob eine Kündigungsfrist Dich für ein Jahr an eine Vermutung bindet.

Komme ich wieder raus, und in welchem Format? Das ist die unromantischste Frage für einen Anfang und die wichtigste. Deine Akte bleibt zehn Jahre lang aufbewahrungspflichtig, und diese Frist läuft unabhängig davon, wie lange Du bei einem Anbieter bleibst. Ein Export, den es nur auf Nachfrage gibt, ist keiner. Ein Export, der ein Format erzeugt, das Du ohne dasselbe System nicht mehr lesen kannst, auch nicht. Erst wenn der Rückweg offen ist, ist der Hinweg günstig.

Bleibt sichtbar, was ich geändert habe? Deine Dokumentationspflicht lässt Berichtigungen ausdrücklich zu – aber nur unter einer Bedingung: Neben der Änderung muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben, und es muss ersichtlich sein, wann geändert wurde (§ 630f Abs. 1 BGB). Ein überschriebenes Textdokument leistet das nicht. Ein System, das frühere Stände nur intern protokolliert, ohne dass Du sie ansehen kannst, streng genommen auch nicht.

Und über allen vieren steht die Frage, mit der dieser Text angefangen hat: Beantwortet dieses System die Verwaltungsfrage oder die Aktenfrage? Beides zugleich können wenige, und das ist kein Vorwurf – es sind zwei verschiedene Aufgaben. Der Fehler entsteht erst, wenn man die Antwort auf die eine für eine Antwort auf die andere hält.

Was das für ganzheit heißt

Wir haben ganzheit entlang dieser zweiten Frage gebaut, und deshalb ist die ehrlichste Auskunft an dieser Stelle zuerst eine Abgrenzung: Die Verwaltungsfrage beantwortet ganzheit nicht. Termine, Abrechnung und Stammdaten laufen in Deiner Praxisverwaltung weiter, ebenso der Anschluss an Telematikinfrastruktur und ePA – dafür ist ganzheit weder gebaut noch zugelassen. ganzheit ist die fachliche Akte: der Verlauf, die Protokolle, die Berichte.

Innerhalb dieser Grenze sehen die vier Antworten so aus. Die Struktur ist da, bevor Du anfängst: Du sprichst nach der Sitzung frei ein und wählst, wonach daraus ein Protokoll gebaut wird – an den Empfehlungen der Psychotherapeutenkammern orientiert, an der im MDK-Kontext erwarteten Struktur, oder nach einer Vorgabe, die Du selbst formulierst. Die KI erfindet dabei nichts; sie verwendet ausschließlich, was Du gesagt hast, und wo einem Abschnitt die Grundlage fehlt, schreibt sie keinen Inhalt, sondern einen Hinweis, was noch fehlt. Gesprochen wird über die Chiffre, nicht über den Namen.

Der kleinste Tarif führt fünf Fallakten, alle Tarife enthalten denselben Funktionsumfang und sind monatlich kündbar. Deine Inhalte lädst Du jederzeit als PDF herunter, Akte für Akte; endet Dein Vertrag, wechselt der Zugang in einen Lesemodus, in dem Du weiter an alles herankommst und weiter exportierst, nur nichts Neues mehr anlegst. Und jedes Sitzungsprotokoll behält seine früheren Stände – Du öffnest eine ältere Version und siehst, was vorher darin stand.

Was Deine PatientInnen Dir anvertrauen, bleibt dabei bei Dir: Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU – im Einzelnen nachzulesen auf der Dokumentationsseite. Ein C5-Testat liegt für ganzheit nicht vor; es ist in Vorbereitung. Wenn Du die Liste Deiner Kammer abarbeitest, ist das die Zeile, an der wir noch nicht fertig sind.

Fazit

Die Software-Entscheidung einer neuen Praxis wird meist als eine Entscheidung erzählt. Es sind zwei, und die zweite trifft man nicht, sondern hat sie irgendwann getroffen. Für die Hälfte, die den Datenschutz betrifft, liegt die Prüfliste fertig vor. Für die andere Hälfte reichen vier Fragen – und wenn Du sie vor der ersten Sitzung stellst statt nach dem ersten vollen Quartal, ist das der einzige Zeitpunkt, an dem sie nichts kosten.

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Wenn Dich das anspricht: Sieh Dir an, wie die Dokumentation in ganzheit funktioniert, oder teste sie 14 Tage kostenlos. Und wenn Du gerade mitten in der Gründung steckst: warum ausgerechnet die Ablage nicht warten kann.

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