ePA befüllen in der Psychotherapie: Was gehört hinein, und was bleibt in Deiner Akte?

Was soll laut KBV nicht in die ePA?

Seit dem 1. Oktober 2025 befüllen Praxen mit Kassensitz die elektronische Patientenakte (ePA). Die Hinweise dazu sind inzwischen zahlreich und im Kern einig. Sie erklären, wen die Pflicht trifft, unter welchen Voraussetzungen ein Dokument eingestellt wird und worauf Du vor dem Hochladen hinweisen musst. Fast alle beantworten die Frage, was in die Akte hinein muss.

Die KBV hat im August 2025 eine Praxisnachricht eigens für PsychotherapeutInnen veröffentlicht. Darin steht unter der Überschrift „Empfehlungen für eine sinnvolle Befüllung“ ein Satz, der die umgekehrte Frage beantwortet. Einzustellen seien „keine Notizen, die der persönlichen psychotherapeutischen Bewertung, als Gedächtnisstütze oder einer Verlaufsdokumentation dienen“.

Gemeint ist das als Empfehlung für die ePA. Nebenbei beschreibt der Satz aber ziemlich genau, wie eine Kassenpraxis heute arbeitet: mit zwei Akten, die verschiedene LeserInnen haben.

Ein System, das alles zu können scheint

Die ePA läuft über die Praxisverwaltung, im selben System wie Termine, Stammdaten und Abrechnung. Dieses System steht ohnehin da, es muss laufen, und es hat eine Karteikarte pro PatientIn.

Da liegt der Gedanke nahe, dass auch die Dokumentation dorthin gehört. In der Praxis stimmt er selten. Die Verlaufsnotizen stehen in einem Word-Dokument, auf Papier, im Notizfeld der Karteikarte oder in allem gleichzeitig. Wie verbreitet das ist, haben wir an anderer Stelle beschrieben, in dem Artikel darüber, ob ein Wechsel der Praxissoftware das Dokumentationsproblem löst.

Mit der ePA bekommt diese Frage ein zweites Gewicht. Solange die Karteikarte nur die Abrechnung kannte, spielte es keine Rolle, ob die Notizen im Notizfeld oder anderswo lagen. Jetzt liegt dasselbe System einen Arbeitsschritt von einer Akte entfernt, die Deine Patientin und mitbehandelnde KollegInnen lesen. Die Frage, was wohin gehört, beantwortet sich nicht mehr von selbst.

Zwei Akten, zwei LeserInnen

Die KBV nennt den Zweck der ePA ausdrücklich. Die Dokumente sollen „in erster Linie weiter- oder mitbehandelnde Ärzte und Psychotherapeuten in ihrer Behandlung unterstützen“. Als Beispiel für die Psychotherapie führt sie das Ergebnis der Sprechstunde an, das als Befundbericht (PTV 11) eingestellt wird. Das ist eine Akte für den Austausch. Sie wird von Menschen gelesen, die nicht im Raum waren.

Deine Verlaufsdokumentation ist in erster Linie für Dich geschrieben. In ihr steht die Hypothese, die Du nach der dritten Sitzung verworfen hast. Dort notierst Du, was Dich an der Reaktion auf eine Terminverschiebung beschäftigt hat, und die Frage, die Du in die nächste Intervision mitnehmen willst. Das ist, was die KBV unter „persönliche psychotherapeutische Bewertung“ und „Gedächtnisstütze“ aus der ePA herauszulassen empfiehlt.

Ganz getrennt sind die beiden Akten trotzdem nicht. An zwei Stellen berühren sie sich, und beide Male in dieselbe Richtung. Widerspricht eine Patientin dem Einstellen, wird der Widerspruch nach der KBV „nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation vermerkt“. Die ePA erzeugt also einen Eintrag, der in Deine eigene Akte gehört. Warum das mehr ist als eine Formalie, haben wir im Artikel zur Behandlungsdokumentation in der Privatpraxis ausführlicher beschrieben. Umgekehrt kann eine Patientin verlangen, dass weitere Unterlagen aus der laufenden Behandlung eingestellt werden, „zum Beispiel eine Kopie der Behandlungsdokumentation“.

Die Grenze zwischen den Akten ist also durchlässig, aber sie hat eine Richtung. Aus der Arbeitsakte wandert in die Austauschakte, was Du bewusst hinübergibst, und nur das. Wer beide in einem System führt, muss diese Grenze bei jedem Dokument neu ziehen. Wer sie in zwei Systemen führt, hat sie schon gezogen, bevor die erste Sitzung beginnt.

Wie die Arbeitsteilung im Alltag aussieht

Für die zweite dieser beiden Akten haben wir ganzheit gebaut. ganzheit tritt neben Deine Praxisverwaltung und ersetzt nichts davon. Termine, Abrechnung und Stammdaten laufen dort weiter, ebenso der Anschluss an die Telematikinfrastruktur und die ePA. Dafür ist ganzheit weder gebaut noch KBV-zugelassen, und es gibt keine Schnittstelle zwischen beiden Systemen.

In ganzheit liegt die fachliche Akte: der Verlauf, die Sitzungsprotokolle, die Behandlungshypothesen, die Fallbesprechung und die Berichtsentwürfe. Geführt wird sie auf Chiffrenbasis, also so, wie Du einen Fall auch in der Intervision vorstellen würdest. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt bei Dir, etwa in Deiner Praxisverwaltung, wo die Stammdaten ohnehin stehen.

Daraus ergibt sich, wo die beiden Systeme sich im Alltag begegnen.

Ein Bericht wechselt einmal die Seite. Ein Arztbrief an die mitbehandelnde Kollegin entsteht als Entwurf aus dem Verlauf, den Du in ganzheit ohnehin führst. Du prüfst ihn, änderst, was nicht stimmt, und übernimmst ihn in Deine Praxisverwaltung. Erst dort bekommt er den Namen der Patientin, und von dort geht er den Weg, den jedes Dokument aus Deiner Praxis geht, auch in die ePA. Die Chiffre wird also genau an der Stelle aufgelöst, an der ein Dokument die Arbeitsakte verlässt.

Eine Kopie ist jederzeit einen Download entfernt. Ein einzelnes Sitzungsprotokoll oder die ganze Akte lädst Du als PDF herunter. Das hilft, wenn eine Patientin eine Kopie verlangt. Und es hilft, wenn Du Deine Dokumentation zusätzlich in der Praxisverwaltung oder im Aktenschrank haben willst, weil Dir ein zweiter Ablageort Sicherheit gibt. Was Du weitergibst und wo Du ablegst, entscheidest Du.

Laufende Fälle bleiben, wo sie sind. Der Bestand in Deiner Praxisverwaltung wird nicht angefasst, und nichts muss dort abgeschaltet werden. Einen laufenden Fall holst Du nach ganzheit, indem Du die bisherigen Protokolle hineinkopierst oder die vorhandene Dokumentation als PDF hochlädst.

Das heißt auch: zwei Systeme, zwei Fenster, und ein Bericht wird von Hand hinübergetragen. Das ist ein Handgriff mehr, als ein einziges System verlangen würde. Er fällt allerdings an der Stelle an, an der ohnehin eine Entscheidung fällt, nämlich was diesen Fall verlässt und wer es lesen wird.

Deine Dokumentation liegt dabei auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zur Dokumentation in der psychotherapeutischen Praxis.

Fazit

Die KBV wollte mit ihrem Satz nur die ePA vor Material bewahren, das dort nicht hinein soll. Dabei hat sie nebenbei die andere Hälfte beschrieben: Es gibt eine Akte, die für KollegInnen und Patientin geschrieben wird, und eine, die in erster Linie Deiner eigenen Arbeit dient. Die erste befüllst Du aus Deiner Praxisverwaltung. Die zweite braucht einen eigenen Ort, und ein Notizfeld neben der Abrechnung ist dafür selten der richtige.

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Wenn Dich das anspricht: Sieh Dir an, wie die Dokumentation in ganzheit funktioniert, oder teste ganzheit 14 Tage kostenlos.

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