Wer entscheidet über die Behandlungsdokumentation in einer Privatpraxis?

Zwei Praxen, die am selben Montag aufmachen

Zwei Kolleginnen, beide frisch approbiert, beide gerade fertig mit Mietvertrag und Haftpflicht. Die eine hat einen Kassensitz übernommen, die andere gründet privat.

Nach vier Wochen sehen ihre Schreibtische völlig unterschiedlich aus. Bei der einen steht ein Konnektor, es gibt einen Kartenleser, ein Praxisverwaltungssystem, Termine für Schulungen, und eine To-do-Liste, die sie nicht selbst geschrieben hat. Bei der anderen steht ein Rechner, ein Kalender und eine Rechnungsvorlage. Sie hat in vier Wochen ungefähr ein Zehntel der Entscheidungen getroffen, die ihre Kollegin treffen musste.

Beide haben in diesen vier Wochen dieselbe Frage nicht beantwortet: wohin die Behandlungsdokumentation dieser Praxis eigentlich geht. Mit Kassensitz ist sie auf einem anderen Weg offen geblieben als in der Privatpraxis – und das ist der interessantere Teil.

Mit Kassensitz ist die laute Hälfte längst entschieden

Wer an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, entscheidet über einen erheblichen Teil seiner Software nicht selbst. Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur steht nicht zur Wahl. Die Nutzung der ePA für alle ist seit Oktober 2025 verpflichtend, und sie setzt ein Praxisverwaltungssystem mit dem passenden Modul voraus. Abrechnung, Quartalslogik, Formularwesen – all das kommt mit.

Das ist keine Beschwerde und auch keine Neuigkeit; wer den Sitz übernommen hat, wusste das vorher. Bemerkenswert ist etwas anderes: Weil so viel vorgegeben ist, fühlt sich die Softwarefrage an, als wäre sie gestellt und beantwortet worden. Man hat wochenlang über Software entschieden. Man hat verglichen, Angebote eingeholt, Schulungen gebucht. Am Ende steht ein System, das unbestreitbar für die Praxis da ist. Die naheliegende Annahme ist, dass darin nun auch die Dokumentation liegt.

Sie liegt dort meistens nicht. Dass die fachliche Dokumentation bei den meisten ohnehin daneben entsteht – in Word, auf Papier, im Notizfeld –, ist inzwischen erhoben; wir haben das an anderer Stelle ausführlich beschrieben, als es um die Frage ging, ob ein Wechsel der Praxissoftware das Dokumentationsproblem löst. Hier reicht die Feststellung: Die laute Entscheidung und die Dokumentationsentscheidung sind zwei verschiedene Dinge, auch wenn sie sich anfühlen wie eines.

Damit ist auch gesagt, worüber dieser Text nicht spricht. Deine Praxisverwaltung bleibt Deine Praxisverwaltung. ganzheit ist die fachliche Akte – der Verlauf, die Protokolle, die Berichte – und tritt daneben; Telematikinfrastruktur, ePA-Anbindung und Abrechnung liegen weiterhin dort, wo sie hingehören. Du migrierst nichts und löst nichts ab.

Ohne Kassensitz fällt diese Hälfte weg

Für die Kollegin in der Privatpraxis gilt das alles nicht.

Die ePA-Befüllungspflicht hat einen benannten Adressatenkreis: Sie richtet sich an „die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer“ (§ 347 Abs. 1 Satz 1 SGB V). Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist für psychotherapeutische Privatpraxen seit Dezember 2024 freiwillig möglich, die freiwillige Nutzung der ePA meldet die Psychotherapeutenkammer Nordrhein-Westfalen seit April 2025. Möglich, nicht verlangt.

Der Berufsverband der Zielgruppe dreht dabei die Reihenfolge um, in der über die beiden Formen üblicherweise gesprochen wird. Auf der Praxisgründungsseite der DPtV steht: „Die Grundform einer Praxisgründung ist die Privatpraxis, sie ist eigentlich ‚die Praxis‘.“ Die Zulassung kommt hinzu. Die Privatpraxis ist nicht die Abweichung von einem Normalfall – sie ist der Fall, zu dem etwas hinzukommen kann.

Für die Software heißt das: Es gibt in der Privatpraxis keine Instanz, die eine Entscheidung erzwingt. Niemand schickt eine Frist, niemand verlangt ein Modul, niemand lädt zur Schulung. Das ist die angenehme Seite. Die unangenehme steht im nächsten Absatz.

Und deshalb fällt die leise Entscheidung dort noch leiser

Es gibt in jeder neuen Praxis eine Entscheidung, die nicht als Entscheidung auftritt: wohin die erste Sitzung geschrieben wird. Sie fällt an einem Dienstagabend, ohne Vergleich und ohne Angebot, zugunsten dessen, was gerade da ist. Und sie hält, weil ab dem zweiten Eintrag ein Bestand daran hängt. Wir haben das ausführlicher beschrieben, als es darum ging, wie sich die Dokumentation in einer neuen Praxis überhaupt aufbauen lässt.

Mit Kassensitz hat diese Entscheidung wenigstens einen Gegner: das Notizfeld im Praxisverwaltungssystem. Es ist selten der richtige Ort, aber es ist ein Ort, und er steht sichtbar da. Irgendwann fällt auf, dass er nicht trägt.

Ohne Kassensitz gibt es nicht einmal das. Es steht überhaupt kein System daneben, in dessen Feldern sich die Frage von selbst zu erledigen scheint. Also wird es ein Ordner mit Dateien, benannt nach Chiffre und Datum, oder ein Notizbuch, oder eine Vorlage, die beim dritten Fall schon zwei Varianten hat. Nichts davon ist falsch, und es fällt zwölf Monate lang nicht auf. Es fällt beim ersten Bericht auf, der über mehrere Monate zurückgreifen muss.

Das ist der eigentliche Unterschied zwischen den beiden Praxen: nicht, dass die eine mehr Software braucht, sondern dass bei ihr die entscheidende Frage wenigstens einen Platzhalter hat.

Was die ePA-Pflicht über eine Grenze verrät, die Du ohnehin ziehst

Ausgerechnet die ePA-Befüllungspflicht, die nur Praxen mit Kassensitz trifft, sagt dabei etwas über beide Praxisformen.

Die Befüllungspflicht greift auf die Dokumentation nicht zu. Sie holt sich Befundberichte, Arztbriefe, Laborbefunde – und die gematik schreibt für Psychotherapiepraxen ausdrücklich, dass sich Inhalte zurückhalten lassen, „deren Einsicht den Behandlungserfolg gefährden könnte (z. B. sehr detaillierte Prozessdokumentation)“.

Damit ist die detaillierte Prozessdokumentation vorausgesetzt, bevor irgendjemand sie geregelt hätte. Niemand fragt nach ihr. Sie wird nur ausgenommen.

Beim Widerspruch wird es noch deutlicher. Widerspricht eine Patientin, verlangt § 347 Abs. 1 Satz 5 SGB V, den Widerspruch „nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation zu protokollieren“.

In ihrer Behandlungsdokumentation. Die Pflicht, in eine gemeinsame Akte zu schreiben, erzeugt einen Eintrag, der ausdrücklich nicht dorthin gehört, sondern in Deine eigene. Der Gesetzgeber, der die ePA baut, setzt dabei ganz selbstverständlich voraus, dass daneben eine zweite Dokumentation läuft, die etwas anderes ist und bleibt.

Diese zweite Akte hängt an keinem Kassensitz. Sie entsteht aus der Behandlung, nicht aus dem Abrechnungsverhältnis. Die Kollegin in der Privatpraxis führt sie genauso – nur dass bei ihr keine Pflicht danebensteht, die ihre Existenz beiläufig bestätigt.

Man kann das als Randnotiz lesen. Man kann es auch als die präziseste Beschreibung nehmen, die es für die Sache gibt: Es gibt eine Akte für den Austausch und eine für die Arbeit. Die erste ist reguliert, ihr Umfang hängt vom Versorgungsrahmen ab, und in der Privatpraxis existiert sie schlicht nicht. Die zweite ist in beiden Fällen dieselbe.

Was auf beiden Seiten dieselbe Akte ist

Wenn das stimmt, dann sollte ein Werkzeug für diese zweite Akte auf beiden Seiten funktionieren, ohne dass man ihm sagt, welche Sorte Praxis es bedient. Genau daran haben wir es gebaut.

Der Kopf einer Fallakte zeigt den Stand der Behandlung: Diagnose, Therapieziele, die Entwicklung der Skalenwerte und die Anzahl der Sitzungen, die dieser Fall umfasst. Diese Sitzungszahl legst Du an. Mit Kassensitz bildet sie die Kontingente ab, die ein Fall durchläuft – Probatorik, Kurzzeit-, Langzeittherapie. In der Privatpraxis trägt dieselbe Anzeige den Umfang, den Du mit der Patientin vereinbart hast. Die Mechanik ist identisch, weil die Frage identisch ist: Wo stehen wir, gemessen an dem, was verabredet war? ganzheit prüft dabei nichts und kennt keine Bewilligung; es zeigt den Stand, den Du hinterlegt hast.

Auch bei den Dokumenten läuft es auf dasselbe hinaus, nur mit anderen Adressaten. Aus der Akte heraus entstehen Entwürfe – der Bericht an die GutachterIn, Befundberichte für Rentenversicherung, Medizinischen Dienst oder Versorgungsamt, Arztbriefe an mit- und weiterbehandelnde KollegInnen, die Epikrise. Für die Privatpraxis gehört dazu die Begründung, die eine Patientin für einen Kostenerstattungsantrag oder gegenüber ihrer privaten Krankenversicherung braucht; gestellt wird der Antrag von ihr, geschrieben werden muss die fachliche Begründung von Dir. Es sind Entwürfe – Du prüfst sie und gibst sie frei.

Und weil beides aus demselben Verlauf entsteht, gilt der eigentliche Gewinn für beide Praxen gleichermaßen: Du fängst nicht vor einem leeren Dokument an und musst nicht rekonstruieren, was im März war. Was dieses Vorgehen trägt, ist nicht Tempo, sondern eine Ordnung, die vom ersten Fall an dieselbe bleibt – und die mitwächst, statt nach dem fünfzehnten Fall eine Migration zu verlangen. Was Du änderst, bleibt sichtbar: Frühere Stände eines Protokolls kannst Du öffnen und sehen, was vorher darin stand.

Gesprochen und geschrieben wird dabei über die Chiffre, nicht über den Namen – so, wie Du den Fall auch in einer Intervisionsgruppe vorstellen würdest. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt bei Dir. Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU; im Einzelnen steht das auf der Seite zur Dokumentation in der psychotherapeutischen Praxis.

Fazit

Ob Du mit oder ohne Kassensitz startest, entscheidet fast alles an Deiner Verwaltung und fast nichts an Deiner Akte. Mit Sitz ist die laute Hälfte vorgegeben – und lässt die leise beantwortet aussehen. Ohne Sitz gibt es die laute Hälfte nicht, und die leise fällt deshalb noch beiläufiger. Der Weg ist verschieden, der offene Punkt am Ende ist derselbe.

Die Entscheidung, die tatsächlich zehn Jahre trägt, ist nicht die über das Praxisverwaltungssystem. Es ist die darüber, wohin die erste Sitzung geschrieben wird.

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